「東京楡の会」幹事会資料

総会案内状の発送等のお願いについて
平成１７年３月１２日
2005年「東京楡の会」総会実行委員会
北高２６期代表幹事　岩田　光二

　2005年の「東京楡の会」総会は、来る６月１８日(土)にホテルパシフィック東京で開催いたします。
今回は『まなびや』をテーマとして、私ども北高２６期が幹事となり準備を進めているところです。
今年も、各期幹事の皆様のご協力をいただきながら、できるだけ多くの同窓生に声をかけ、
世代を超えた交流の輪を広げていきたいと考えております。
各期幹事の皆様にはご多忙のところ誠に恐縮ですが、次のとおり、同期の皆様への総会案内状のご発送と、
総会出席者のとりまとめをお願いいたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

１．総会案内状の発送
　　東京近郊に在住する方々を中心に、広く同期の皆様に総会のご案内をして下さい。
　　案内状は早めにお出しいただき、３月中には発送を完了していただきますようお願いいたします。
　　なお、今回も、郵送のほか、電子メールを積極的に活用してください。

　(１)郵送の場合
　　　　次の５点を封筒にいれて、80円切手を貼って発送して下さい。
　　　　　�@2005年「東京楡の会」総会のご案内
　　　　　�A「東京楡の会」運営委員会からのお願い
　　　　　�B返信用はがき(あて先に各期幹事様の住所、氏名をお書き下さい)
　　　　　�C会場までのアクセスマップ
　　　　　�D郵便振替の払込用紙（赤伝票）
　　　　郵送する資料は、事前にお知らせいただいた必要部数を用意させていただきましたので、
　　　　ご確認下さい。
　(２)電子メールの場合
　　　近日中に、案内担当より、総会案内状（電子メール版）を各期幹事様に送付させていただきます。
　　　この電子メールをご担当期同窓生にご送付いただき出席者の取りまとめをお願いします。　　

２．総会出席者のとりまとめ
　　総会案内状には、出欠の返信を「各期幹事様あてに４月20日まで」としております。
　同期の皆様から出欠の返信がありましたら、各期幹事様にてとりまとめていただき、
　「総会出席予定者リスト」（こちらからダウンロードも出来ます。）
　 にご記入の上、４月30日までに北高２６期の各案内担当まで郵送、 ＦＡＸまたはメールにてお送り下さい。
　電子ファイルでご作成のときは、ワード表組またはエクセルでお願いします。
　ワード表組の用紙はこちらにあります。ご利用下さい。

　　なお、用紙が足りない場合には、適当な紙をご利用下さい。また、その後、出席者の変更があ
　りましたら、速やかに各案内担当までご連絡下さい。５月20日までの変更につきましては、総会
　当日に配布する「総会出席者名簿」に記載させていただきます。

[連絡先・問い合わせ先]　
北高２６期の案内担当は次のとおりです。皆様の卒業期の担当をご確認下さい。
ご不明な点やご質問など、お気軽にご相談下さい。

[関連ホームページ]
・ 東京楡の会 ホームページ ：　http://tokyo-nire.hp.infoseek.co.jp/
・ 北高２６期ホームページ ：　http://www.kitako.org/index.html/

案内状の発送から
総会当日までの流れ

　　いろいろとお手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

立ち上がりは なるべく早く	● まずは返信用はがきから 「返信用はがき」のあて先に、あなたのご住所とお名前をお書き下さい。	● 電子メールでも 今回も、電子メールで総会のご案内ができます。 総会の情報を掲載してあるホームページのアドレスを明記して、同期の皆さんに送って下さい。 返信は、あなたのメールアドレスあてに、と伝えるのを忘れずにお願いします。
遅くとも 3月中に	● 封筒に入れて発送 返信用はがきと、総会案内状、会場マップ、振込用紙、以上４点を封筒に入れ、切手を貼り、同期の皆さんに発送して下さい。この作業はなるべく早めにお願いいたします。なお、封筒は80円の送料で、薄手の便箋一枚程度が入れられる余裕があります。
出欠の返信は 4月20日締切	● 「総会出席者予定者リスト」に記入 出欠の返信が戻ってきましたら、「総会出席予定者リスト」お名前をお書き下さい。返信が戻ってこない場合は、ぜひ電話などでお誘い下さい。
出席予定者は 4月30日 までに連絡を	● 出席予定者は４月30日までに26期の案内担当へ 出席者を記入した「総会出席予定者リスト」を、４月３０日までに26期の案内担当まで郵送、FAXまたはメールにてお送り下さい。 用紙が足りない場合は、適当な紙をご利用下さい。必要なものは、出席者の卒業期とお名前です。これをもとに総会当日にお配りする「総会出席者名簿」を作成します。 「総会出席予定者リスト」の提出用の用紙はこちらに
追加や変更は 速やかに	● 変更があった場合の連絡は？ 出欠に変更があった場合は、速やかに26期の案内担当までご連絡下さい。 ５月２０日までに出席のご連絡をいただいた方につきましては、「総会出席者名簿」に掲載することができます。
6月18日総会	● 飛び入りの参加も歓迎します ５月２０日以降に出席が可能になった方、当日の飛び入り参加を希望する方も歓迎いたします。ぜひお誘い下さい。なお、これらの方々についても、26期の案内担当にご連絡いただきますようお願いいたします。

よく出る質問

幹事の方々からよく受ける質問を挙げてみました。

Q1　「東京楡の会」総会って？
東京及び近郊に在住する庁立高等女学校(専攻科を含む)・札幌女子高等学校・札幌北高等学校の卒業生を対象に、毎年開催されている同窓会です。毎年550名から700名の卒業生が集います。同級同期の旧交を温め、世代を超えて卒業生が楽しく交流できる場を提供することが目的です。

Q2　支援金の送り方は？その際の送料は？
　　　（＊支援金は、あくまでご好意に甘えるものです。　全く強制してお願いしているもので
　　　　　はありません。　特に郵送の場合、赤伝票を同封しますので誤解を招き易く
　　　　　ご質問あった場合は、このことをお伝えください。）
　案内状を郵送で受け取られた方の場合には、最寄の郵便局で同封の振込用紙(赤伝票)によりご送金ください。赤伝票によるご送金には送料は必要ありません。
　ご案内がメールで届いた方の場合には、郵便局の窓口に備え付けの振込用紙をご使用いただき、指定口座へお振込みください。この場合は、恐れ入りますが振込み手数料（送金額１万円以下の場合で70円）はご負担のほどお願いいたします。尚、総会ご参加される方は、　　振込み用紙控えをご持参いただけますと会場にて手数料をお返しします。　また、ご希望の方には、郵送にて振込み料が無料になる赤伝票をお送りします。
　また、金券等にてご支援いただける方は、大変恐縮ですが郵送料はご負担のほどお願いいたします。なお、総会当日の受付に直接お持ちいただいてもけっこうです。
　以上についての詳細は、総会案内状の「個人支援金等のお願いについて」をご覧ください。

Q3　間際になって出席が不可能または可能となった人が出たが．．．．
　間際になって出席が可能になった方や、当日の飛び入り参加も歓迎いたします。変更があった場合は、速やかに26期の案内担当までご連絡下さい。5月20日以前であれば「総会出席者名簿」に記載いたします。なお、5月20日以降であっても、案内担当にご連絡いただきますようお願いたいします。

Q4　案内状が足りなくなったが？　余ったはがきや切手はどうするの？
　不足が生じた場合は、必要な枚数を26期の案内担当（横田）までご連絡いただければ、郵送させていただきます。また、はがきや切手が余った場合は、お手数でも総会当日に受付までご持参いただくか、別途案内担当まで郵送していただけると幸いです。これらのはがき等は次年度の実行委員会に引継ぎいたします。例年通信費に膨大な費用がかかりますので、少量であってもご協力いただけると助かります。

Q５　ご宿泊の必要がある場合は？
　前日の宿泊にホテルパシフィック東京をご利用の場合、ホテルの団体割引が受けられます。
　　ご希望の方はご返信用はがき（メール）通信欄にご記入ください。　会場担当よりご予約および宿泊費用のご案内をさせていただきます。